Les salles municipales de La Rochelle

Modalités de réservation

• Prévoir la copie d’un justificatif de domicile et de votre carte d’identité
• Avoir une attestation d’assurance / responsabilité civile
• Remplir le formulaire de pré-réservation

La demande doit être adressée au service Salles municipales et sera prise en compte en fonction des disponibilités.

Confirmation de réservation de salle

Les délais

• 15 jours minimum pour réserver une salle de réunion
• 2 mois pour une salle polyvalente
• 3 mois pour une salle événementielle

Si la réservation n’est pas confirmée dans ces délais, elle sera annulée.

Les arrhes

Le versement d’arrhes confirme votre réservation

• Salles de réunion : 25€
• Salles polyvalentes : 50€
• Salles événementielles : 100€

Tarifs de location de salle

Pour toutes manifestations publiques accueillant 300 personnes ou plus, une majoration sera appliquée correspondant à l’obligation de la Ville de mobiliser un agent sur site.

Etat des lieux

Pour les réservations ponctuelles d’un week-end, un état des lieux « entrée » et « sortie » sera effectué en présence d’un agent de la Ville sur rendez-vous auprès du service Salles municipales : état des lieux entrant le samedi matin, état des lieux sortant le lundi matin entre 8h30 et 12h.

Nettoyage

• Le nettoyage de la salle est à la charge de l’utilisateur.
• Vous pouvez souscrire l’option nettoyage (voir prestations complémentaires).

Horaires d’utilisation des salles

Semaine (du lundi au vendredi)

• Mise à disposition à partir de 8h00 du mardi au vendredi
• Mise à disposition à partir de 10h00 le lundi
• Fermeture à 23h00 maximum

Week-end 

• Mise à disposition des salles le samedi à partir de 8h00 (rendez-vous sur place pour la visite de sécurité au cours de la matinée)
• En fonction des salles, fermeture maximum avant 2 heures le dimanche matin, sauf Salle des associations à Laleu 1h.
• Mise à disposition, jusqu’à maximum 6 heures le dimanche matin, pour les salles des fêtes à Villeneuve-les-Salines et l’Espace Bernard Giraudeau, sur justificatif d’une célébration d’un mariage.

Sécurité

• Lors de la pré-visite sur rendez-vous ou de l’état des lieux entrant, l’agent municipal qui vous accompagne vous indiquera les consignes de sécurité notamment l’emplacement des dispositifs existants (extincteur…) et vous présentera les itinéraires d’évacuation ainsi que les issues de secours.
• Cette visite complète les informations du Document Unique de Sécurité qui vous est présenté lors de la signature du contrat de location.
• Pour les manifestations publiques, vous serez amené à compléter un dossier de sécurité, excepté les salles de réunions de moins de 50 personnes

Règlement d’utilisation des salles municipales

Il est affiché dans la salle. Vous devez en prendre connaissance lors de votre arrivée dans les lieux. Il précise les conditions d’utilisation de la salle.

Réservation de matériel

Vous êtes un particulier ou une association et souhaitez réserver du matériel pour une salle municipale rochelaise.

Modalités de réservation

• Compléter le formulaire de pré-réservation de matériel ou de prestations de service (sur internet ou au service des salles municipales)
• La demande doit être adressée au service Salles municipales et sera prise en compte en fonction des disponibilités.
• Les délais :
  - 15 jours minimum pour une réunion ou activité de loisir
  - 1 mois pour une salle pour une activité festive
  - 2 mois pour une activité événementielle

Si la réservation n’est pas confirmée dans ces délais, elle sera annulée.

Tarifs

Description du matériel

• Vidéo projecteur : 30€
• Gradins (Espace Bernard Giraudeau) : 150€ + prestation de service pour installer et démonter le matériel, à chiffrer en fonction du projet
• Sono : 30€ (salles de réunions et polyvalente)

Pour le matériel ci-dessous, contacter le Centre Technique Municipal pour un devis dont le montant sera déterminé par la délibération en vigueur.

• Chaises : à l'unité
• Tables pliantes 2,00 m : à l'unité
• Panneaux et tréteaux : à l'unité
• Grille d’exposition « caddy » : à l'unité

Prestations de service

Vous êtes un particulier ou une association et avez besoin d'une prestation complémentaire et pouvant faire l’objet d’une estimation par nos services :

• 25€ par heure de ménage
• 30€ par heure pour l’installation et désinstallation de matériel. Cette prestation devient obligatoire en cas de location de matériel scénique
• 30€ par heure pour la présence d’un agent ville. Cette prestation devient obligatoire pour des raisons de sécurité en cas de manifestation accueillant 300 personnes et plus. 

Le rendez-vous de pré visite 

Il est possible de visiter la salle avant toute location uniquement sur rendez-vous auprès du service Salles municipales.

Contrat de location ou convention

Il concrétise l’accord entre la Ville et le locataire. Le contrat peut être dénoncé :

• Par la Ville,
  → à tout moment, pour cas de force majeure (ex : élections, référendums, travaux urgents etc…) ou pour motif sérieux tenant au bon fonctionnement des services ou à l’ordre public, par lettre recommandée adressée à l’organisateur ; aucune indemnité n’est due à quiconque.
  → à tout moment si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues par la présente convention.
• Par l’organisateur, pour tout motif sérieux dûment constaté, et signifié à la mairie par tous moyens écrits au moins 8 jours avant la date de la manifestation. En fonction de la date de dénonciation par rapport à la manifestation, l’organisateur pourra être tenu de dédommager la commune.

Remise en état

L’organisateur s’engage à nettoyer les locaux loués et à les remettre en état après usage, notamment à ranger tout le matériel utilisé (tables, chaises) à nettoyer l’office et tous les appareils (frigo, plaques électriques,….). Il est interdit d’utiliser des produits abrasifs. Demandez conseil lors de votre pré visite !

Clés

• Après la signature du contrat, les clés de la salle vous seront remises, la veille de votre réservation, au service Salles municipales.
• Vous devez les remettre au service dans les 48h maximum après utilisation de la salle aux heures d’ouverture du service Salles municipales.

Rendez-vous Etat des lieux / visite de sécurité

• Etat des lieux entrant
  Pour les locations du week-end, vous devez prendre un rendez-vous auprès du service Salles municipales. Un agent vous accueillera sur place le samedi matin pour effectuer l’état des lieux, faire le point avec vous pour la sécurité et également vous expliquer le fonctionnement du matériel mis à votre disposition.
• Etat des lieux sortant
  Pour les locations du week-end, un état des lieux sera établi sur rendez-vous uniquement le lundi matin entre 8h30 et 12h00. Prévoir de vous faire représenter si vous n’êtes pas disponible