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Réservation de salles municipales

Vous êtes un particulier, une association, et vous souhaitez organiser une manifestation ou vous avez besoin d'une salle pour une réunion, vous pouvez vous adresser au service des salles municipales et réserver une des nombreuses salles municipales de la Ville.

Carte

  • Vous êtes une association

    Modalités de réservation

    • Se faire connaître du service des salles municipales et constituer son dossier : statuts de l’association, récépissé de la déclaration à la sous-préfecture, composition du bureau, courrier motivant la demande et attestation d’assurance de responsabilité civile à fournir chaque année.
    • Pour une réservation ponctuelle, s'adresser au service des salles municipales qui prendra en compte la demande en fonction des disponibilités et au plus tard trois semaines avant la manifestation.
    • Comment réserver :
      • Par téléphone au 05 46 51 51 52,
      • Par courriel à salles.municipales@ville-larochelle.fr 
      • En se déplaçant au service des salles municipales à La Passerelle, 2 square de la Passerelle  aux heures d'ouverture au public - de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h - fermé le mardi matin. 

    Tarifs

    Gratuité : 

    • Dans la limite de 10 réunions par an pour les réunions statutaires (assemblée générale, réunion de bureau, conseil d’administration) ;
    • Pour les réunions statutaires et publiques des organisations syndicales professionnelles ;
    • Pour les réunions des partis politiques ;
    • Pour les activités d’utilité publique ou d’intérêt local voire communautaire. 

    Forfait : pour les activités récurrentes des associations rochelaises, différents forfaits sont proposés en fonction de la salle et de l’activité.

      SALLES DE REUNION SALLES POLYVALENTES EVENEMENTIELLES
      Rochelais Non
    Rochelais
    Rochelais Non
    Rochelais
    Rochelais  Non
    Rochelais
    Forfait semaine
    (du lundi au vendredi)
    160 € 320 € 200 € 400 € 300 € 600 €
    Forfait 1 activité
    1 fois/semaine sur 1 an
    50 € 100 € 100 € 200 € 150 € 300 €
    Tarif à l'heure 5 € 10 € 10 € 20 € 20 € 40 €
    Forfait de 1 à 5 week-end/an 80 € 160 € 150 € 300 € 200 € 400 €
    Locationde l'office
    (four, frigo, évier...)
    Forfait unitaire et
    forfaitaire 5 fois/an
    50 € 100 € 50 € 100 € 100 € 200 €
    Dépôt de garantie salle 100 € 200 € 500 €
    Dépôt de garantie clef 50 €
    Prestations complémentaires Contacter le service

    État des lieux

    Pour les réservations ponctuelles pour un week-end, un état des lieux « entrée » et « sortie » sera effectué en présence d’un agent de la Ville sur rendez-vous auprès du service des salles municipales : état des lieux entrant le samedi matin, état des lieux sortant le lundi matin entre 7h et 10h.

    Nettoyage

    • Le nettoyage de la salle est à la charge de l’utilisateur ; 
    • Vous pouvez souscrire l’option nettoyage (voir le formulaire « réservation de matériels et prestations). 
  • Vous êtes un particulier

    Modalités de réservation

    • La copie d’un justificatif de domicile et de votre carte d’identité
    • L’attestation d’assurance / responsabilité civile

    La demande doit être adressée au service des salles municipales et sera prise en compte en fonction des disponibilités.

    Confirmation de réservation de salle

    Les délais

    • 15 jours minimum pour réserver une salle de réunion
    • 2 mois pour une salle polyvalente
    • 3 mois pour une salle événementielle

    Si la réservation n’est pas confirmée dans ces délais, elle sera annulée.

    Arrhes

    Le versement d’arrhes confirmant votre réservation

    • Salles de réunion : 25€
    • Salles polyvalentes : 50€
    • Salles événementielles : 100€

    Tarifs de location de salle

    Pour toutes manifestations publiques accueillant 300 personnes ou plus, une majoration sera demandée correspondant à l’obligation de la Ville de mobiliser un agent sur site.

      SALLES DE REUNION SALLES POLYVALENTES EVENEMENTIELLES
      Rochelais Non
    Rochelais
    Rochelais Non
    Rochelais
    Rochelais  Non
    Rochelais
    Réservation à l'heure 5 € 10 € 10 € 20 € 20 € 40 €
    Réservation à la journée,
    semaine ou week-end
    50 € 100 € 100 € 200 € 150 € 300 €
    Location office 50 € 100 € 50 € 100 € 100 € 200 €
    Dépôt d'arrhes location 25 € 50 € 100 €
    Dépôt de garantie salle 100 € 200 € 500 €
    Dépôt de garantie clef 50 €
    Prestations complémentaires Contacter le service

    Etat des lieux

    Pour les réservations ponctuelles d’un week-end, un état des lieux « entrée » et « sortie » sera effectué en présence d’un agent de la Ville sur rendez-vous auprès du service des salles municipales : état des lieux entrant le samedi matin, état des lieux sortant le lundi matin entre 8h30 et 12h.

    Nettoyage

    • Le nettoyage de la salle est à la charge de l’utilisateur.
    • Vous pouvez souscrire l’option nettoyage (voir prestations complémentaires).
  • Conditions générales d'utilisation

    Horaires d’utilisation des salles

    Semaine (du lundi au vendredi)

    • Mise à disposition à partir de 8h00 du mardi au vendredi
    • Mise à disposition à partir de 10 h le lundi
    • Fermeture à 23h maximum

    Week-end 

    • Mise à disposition des salles le samedi à partir de 8h00 (rendez-vous sur place pour la visite de sécurité au cours de la matinée)
    • En fonction des salles, fermeture maximum avant 2 heures le dimanche matin, sauf Salle des associations à Laleu 1h.
    • Mise à disposition, jusqu’à maximum 6 heures le dimanche matin, pour les salles des fêtes à Villeneuve-les-Salines et l’Espace Bernard Giraudeau, sur justificatif d’une célébration d’un mariage.

    Sécurité

    • Lors de la pré-visite sur rendez-vous ou de l’état des lieux entrant, l’agent municipal qui vous accompagne vous indiquera les consignes de sécurité notamment l’emplacement des dispositifs existants (extincteur…) et vous présentera les itinéraires d’évacuation ainsi que les issues de secours.
    • Cette visite complète les informations du Document Unique de Sécurité qui vous est présenté lors de la signature du contrat de location.
    • Pour les manifestations publiques, vous serez amené à compléter un dossier de sécurité, excepté les salles de réunions de moins de 50 personnes

    Règlement d’utilisation des salles municipales

    Il est affiché dans la salle. Vous devez en prendre connaissance lors de votre arrivée dans les lieux. Il précise les conditions spéciales d’utilisation de la salle.

  • Prestations complémentaires

    Réservation de matériel

    Vous êtes un particulier ou une association et souhaitez réserver du matériel pour une salle municipale rochelaise.

    Modalités de réservation

    • Compléter le formulaire de pré-réservation de matériel ou de prestations de service (sur internet ou au service des salles municipales)
    • La demande doit être adressée au service des salles municipales et sera prise en compte en fonction des disponibilités.
    • Les délais :
      - 15 jours minimum 
      - 1 mois pour une salle
      - 2 mois pour une activité événementielle

    Si la réservation n’est pas confirmée dans ces délais, elle sera annulée.

    Tarifs

    Description du matériel

    • Vidéo projecteur : 30€
    • Gradins (Espace Bernard Giraudeau) : 150€ + prestation de service pour installer et démonter le matériel, à chiffrer en fonction du projet
    • Sono : 30€ (salles de réunions et polyvalente)

    Pour le matériel ci-dessous contacter le Centre Technique Municipale pour un devis

    • Chaises : 0.55€ par chaise transportée 
    • Tables pliantes 2,00 m : 2,00€
    • Panneaux et tréteaux : 1.20€
    • Grille d’exposition « caddy » : 5€ par grille transportée

    Prestations de service

    Vous êtes un particulier ou une association et avez besoin d'une prestation complémentaire et pouvant faire l’objet d’une estimation par nos services :

    • 25€ par heure de ménage
    • 30€ par heure pour l’installation et désinstallation de matériel. Cette prestation devient obligatoire en cas de location de matériel scénique
    • 30€ par heure pour la présence d’un agent ville. Cette prestation devient obligatoire pour des raisons de sécurité en cas de manifestation accueillant 300 personnes et plus. 
  • Le lien avec l'usager

    Le rendez-vous de pré visite 

    Il est possible de visiter la salle avant toute location uniquement sur rendez-vous auprès du service des salles municipales.

    Contrat de location

    Il concrétise l’accord entre la Ville et le locataire. Le contrat peut être dénoncé :

    • Par la Ville, à tout moment, pour cas de force majeure (ex : élections, référendums, travaux urgents etc…) ou pour motif sérieux tenant au bon fonctionnement des services ou à l’ordre public, par lettre recommandée adressée à l’organisateur ; aucune indemnité n’est due à quiconque.
    • Par l’organisateur, pour tout motif sérieux dûment constaté, et signifié à la mairie par tous moyens écris au moins 8 jours avant la date de la manifestation. En fonction de la date de dénonciation par rapport à la manifestation, l’organisateur pourra être tenu de dédommager la commune.
    • Par la commune, à tout moment si les locaux sont utilisés à des fins non conformes aux obligations contractées ou dans des conditions contraires aux dispositions prévues par la présente convention.

    Remise en état

    L’organisateur s’engage à nettoyer les locaux loués et à les remettre en état après usage, notamment à ranger tout le matériel utilisé (tables, chaises) à nettoyer l’office et tous les appareils (frigo, plaques électriques,….). Il est interdit d’utiliser des produits abrasifs. Demandez conseil lors de votre pré visite !

    Clés

    • Après la signature du contrat, les clés de la salle vous seront remises, la veille de votre réservation, au service des salles municipales.
    • Vous devez les remettre au service dans les 48h maximum après utilisation de la salle aux heures d’ouverture du service des salles municipales.

    Rendez-vous Etat des lieux / visite de sécurité

    • Etat des lieux entrant
      Pour les locations du week-end, vous devez prendre un rendez-vous auprès du service des salles municipales. Un agent vous accueillera sur place le samedi matin pour effectuer l’état des lieux, faire le point avec vous pour la sécurité et également vous expliquez le fonctionnement du matériel mis à votre disposition.
    • Etat des lieux sortant
      Pour les locations du week-end, un état des lieux sera établi sur rendez-vous uniquement le lundi matin entre 8h30 et 12h00.  

Dernière mise à jour : 16 juillet 2019

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Localisation

Salles municipales

La Passerelle 2 Square de la Passerelle La Rochelle

05 46 51 51 52

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